Функции документа

Функции документа.

Функции документа – это его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Документ полифункционален. Выделяют функции общие и специальные.

Общие функции:
  • Информационная
  • Социальная
  • Коммуникативная
  • Культурная
Специальные функции:
  • Управленческая
  • Правовая
  • Функция исторического источника
  • Функция учета

Информационная функция присуща всем документам без исключения и определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах делят на:
  • Ретроспективная (относящаяся к прошлому)
  • Оперативная (текущая)
  • Перспективная (относящаяся к будущему)

Социальная функция присуща многим документам, так как создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членом и обществом. Можно выделить 2 категории документов, в которых явно выражена коммуникативная функция:

  • Документы ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, жалобы, докладные записки и т.д.)
  • Документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы)

Культурная функция – это способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фото и т.д.)

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, отчеты, решения)

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Выделяют 2 категории документов, наделенных правовой функцией:

  • Изначально обладающие ею
  • Приобретающие правовую функцию на время

В первую группу входят: законы, указы, постановления, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорные и удостоверительные документы (паспорт, пропуск, удостоверение и т.д.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают в суде эту функцию, являясь доказательством каких-либо факторов в суде, прокуратуре, нотариате и т.д.

Функция исторического источника. Существует две точки зрения:

  • Документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение
  • Документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанную с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Виды учета:

  • Статистический
  • Бухгалтерский
  • Оперативный и т.д.